Как оптимально организовать зоны общения
Во многих офисах можно увидеть столы с брифинг приставками. С одной стороны, это удобно для проведения совещаний, собраний, мозговых штурмов и «пятиминуток». С другой же, наличие подобной мебели приводит к тому, что этим удобством пользуются сотрудники других отделов просто для того, чтобы общаться на посторонние темы, отвлекая собеседника от его непосредственных обязанностей.

Решение проблемы ненужных разговоров
Есть несколько путей избежать ненужных бесед в рабочее время.
Во-первых, пересмотреть необходимость наличия брифинг зоны на рабочем месте сотрудника. Зачастую она попросту не нужна, поскольку в обязанности человека не входит общение с посетителями.
Во-вторых, необходимо применить решения, которые создадут условия, не способствующие долгому присутствию посетителя, когда необходимость в длительном общении отсутствует. Такие решения, позволяющие сотруднику самостоятельно регулировать длительность разговора с посетителем, есть в коллекции офисной мебели Orgspace.
Например, можно использовать высокие поверхности, предполагающие короткое общение в положении стоя, или выкатные тумбы для посадки, которые могут предлагаться посетителю только в том случае, когда общение с ним необходимо для решения рабочих вопросов. Также хорошим вариантом будут мобильные брифинг-зоны и специальные выдвижные поверхности.

Варианты организации брифинг-зон
В число параметров, которые нужно учитывать для оптимальной организации брифинг-пространства, входит необходимая продолжительность общения (короткое – 2-3 минуты, длительное – 10-20 минут и больше), частота (редкое – один раз в день или меньше, частое – несколько раз в день), количество собеседников (один посетитель или несколько). Эти и другие критерии позволяют подобрать те решения Orgspace, которые подходят для ситуации в вашем офисе.

Первый вариант – это стол со встроенной интерактивной брифинг зоной. Главное преимущество – уменьшение занимаемой площади из-за отсутствия необходимости использовать брифинг-приставку. На таком столе присутствует две поверхности – непосредственно рабочая и небольшая зона общения, присоединяемая с краю параллельно столешнице. Важно, что они не конфликтуют друг с другом, а следовательно, сотрудник может практически не отрываться от основной работы, осуществляя общение с посетителем. Особенно это важно тогда, когда при общении постоянно необходимо обращаться к данным, находящимся в компьютере или в папках рабочего стола сотрудника. Также за столом такой формы работнику и посетителю удобно расположиться рядом для совместного решения какой-либо задачи, не нарушая при этом порядка в основной зоне.

Второй вариант – мобильный брифинг стол. Orgspace предлагает несколько моделей, имеющих свои особенности, но объединенных общей целью – удобство использования и экономия офисного пространства. Ведь мобильный стол свободно можно перемещать, пододвигать и отодвигать в случае необходимости. Такая возможность позволяет использовать брифинг стол по очереди несколькими сотрудниками, а не покупать каждому отдельную брифинг приставку для общения с посетителями. Два таких стола легко можно объединить в одну зону для проведения совещания или работы над командной задачей. Удобство мобильных брифинг столов фирмы Orgspace еще и в том, что они имеют разную форму: прямоугольную, квадратную, круглую, овальную, треугольную, что позволяет вписать их в любое пространство.

Третий вариант – брифинг-зона для общения стоя. Она особенно уместна, если посетители заходят лишь для того, чтобы что-то отдать или забрать, то есть, общение с ними не превышает 1-2 минут. Помимо отсутствия условий для «посиделок» и отвлекающего общения, преимущество такой брифинг-зоны в малой габаритности, что позволяет использовать ее даже в узких проходах. Как правило, она представляет собой гостевой модуль (столешницу) для перегородки, позволяющий посетителю удобно опереться или положить документы, но не дающий возможности задержаться надолго и к тому же экономящий место. Схож с описанным и вариант использования в качестве брифинга для короткого общения верхней части шкафа в зоне прохода.

Четвертый вариант – выкатные тумбы, которые располагаются под столом в зоне, недоступной для взгляда посетителя. Тумба предлагается посетителю в том случае, если сотруднику нужно с ним поработать. В иной ситуации тумба остается на своем месте и посетитель, не имея возможности сесть, уйдет сразу же после решения всех рабочих вопросов.
Таким образом, использование традиционных брифинг приставок зачастую является неоправданным, занимает пространство и отнимает у сотрудников время на ненужные разговоры. Применяя современные решения в виде мобильных брифинг столов, малогабаритных брифинг приставок или выкатных тумб, можно управлять общением с посетителем и членами коллектива, экономя при этом ресурс времени для выполнения основных обязанностей.